Dalam pengembangan produk modern maupun manajemen proyek berskala besar, ada satu istilah yang tak asing lagi—backlog. Konsep ini telah menjadi bagian penting dari proses kerja tim yang ingin memastikan setiap detail pekerjaan tercatat, tersusun rapi, dan dikerjakan dengan prioritas yang tepat.
Apa Itu Backlog?
Backlog pada dasarnya adalah daftar pekerjaan, tugas, fitur, atau peningkatan yang harus dikerjakan dalam suatu proyek. Ibarat peta perjalanan, backlog mencatat semua hal yang diperlukan agar produk atau proyek berjalan menuju tujuan yang diinginkan.
Di dunia pengembangan produk, baik perangkat lunak, layanan digital, maupun produk fisik, to-do-list ini membantu tim memecah ide dan tugas menjadi satu daftar prioritas yang jelas. Daftar ini kemudian diurutkan berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap tujuan bisnis.
Contohnya, dalam metodologi Scrum, backlog disebut product backlog, yaitu daftar rinci yang memuat apa saja yang akan dikerjakan, lengkap dengan prioritas, tenggat waktu, dan nilai bagi pengguna akhir.
Prioritas dalam to-do-list ini biasanya ditentukan berdasarkan beberapa aspek penting, antara lain:
- Nilai bisnis: seberapa besar pengaruh tugas terhadap pengguna dan perusahaan.
- Kompleksitas teknis: tingkat kesulitan implementasi.
- Ketergantungan: apakah ada fitur lain yang harus selesai lebih dulu.
- Potensi pendapatan atau biaya: apakah mendatangkan pemasukan atau menghemat biaya.
- Risiko dan kemudahan pengerjaan: misalnya, bug yang mudah diperbaiki bisa diprioritaskan lebih awal.
Item yang dimasukkan dalam to-do-list pun bervariasi. Mulai dari perbaikan bug, pembuatan fitur baru, penyempurnaan performa, hingga pembaruan infrastruktur yang menunjang stabilitas sistem.
Mengapa Backlog Penting?
Pertanyaan yang sering muncul: Mengapa backlog dianggap sangat penting dalam pengembangan produk?
Jawabannya sederhana: tanpa to-do-list, tim akan kesulitan mengetahui apa saja yang harus dilakukan, apa yang harus diprioritaskan, dan kapan pekerjaan harus selesai. Daftar pekerjaan/tugas/fitur ini menjadi sumber kebenaran tunggal, single source of truth untuk semua rencana kerja.
Inilah beberapa alasan pentingnya To-do-list pekerjaan/tugas/fitur ini:
- Meningkatkan efisiensi alur kerja: semua ide, permintaan, dan rencana kerja terdokumentasi dalam satu tempat.
- Memastikan fokus: tim bisa berkonsentrasi pada tugas utama saat ini, tanpa kehilangan arah pada tugas lain yang akan datang.
- Membantu pengambilan keputusan: to-do-list ini memudahkan product owner mengevaluasi mana tugas yang paling relevan untuk dieksekusi berikutnya.
- Meningkatkan koordinasi: setiap anggota tim memahami prioritas dan konteks kerja sehingga meminimalisir miskomunikasi.
Contoh situasi: Ketika ada permintaan mendesak untuk menambahkan fitur keamanan baru, product owner dapat meninjau to-do-list ini dan menentukan apakah tugas tersebut perlu dimasukkan dalam daftar prioritas tinggi atau bisa dikerjakan setelah pekerjaan yang sudah lebih dulu direncanakan selesai.
Walaupun daftar pekerjaan/tugas/fitur ini harus fleksibel untuk menyesuaikan dengan dinamika bisnis dan kebutuhan pengguna, perubahan prioritas pun perlu dikontrol agar tidak mengganggu konsistensi kerja tim pengembangan.
Tipe-Tipe Backlog
Dalam praktik manajemen proyek dan pengembangan produk, to-do-list atau daftar priotas ini tidak hanya sekadar daftar tugas yang acak. Ada kategori to-do-list tertentu yang masing-masing memiliki peran unik dalam menjaga kualitas dan keberlanjutan produk. Secara umum, terdapat tiga tipe backlog yang dibedakan berdasarkan jenis dan fokus tugasnya. Berikut ulasannya:
1. Architectural Backlog
Architectural backlog adalah bagian fundamental dalam pengelolaan perangkat lunak, yang berfokus pada ketahanan dan evolusi sistem dari sisi arsitektur.
Tugas-tugas dalam kategori ini berkaitan dengan penguatan fondasi teknis aplikasi atau sistem yang mendukung keseluruhan performa jangka panjang. Karena sifatnya yang teknis, penjelasan tugas pada architectural backlog biasanya dibuat singkat, spesifik, dan langsung pada inti aksi yang perlu dilakukan, supaya tim engineering bisa segera mengeksekusinya dengan jelas.
Contoh instruksi dalam architectural backlog misalnya:
“Perbarui modul autentikasi ke library versi terbaru.”
Langkah-langkah semacam ini penting untuk memastikan sistem tetap modern, minim celah keamanan, dan siap menerima peningkatan fungsional di masa mendatang.
2. Functional Backlog
Berbeda dengan backlog arsitektural yang sifatnya lebih teknis, functional backlog fokus pada pengembangan fungsionalitas yang langsung dirasakan pengguna.
Functional backlog umumnya dibuat dalam format user story, yaitu deskripsi kebutuhan dari sudut pandang pengguna. Supaya lebih terstruktur, user story menggunakan tiga elemen kunci:
- Who: siapa yang akan menggunakan fitur atau melakukan aksi
- What: apa yang ingin dicapai pengguna
- Why: alasan atau manfaat bagi pengguna
Dengan pendekatan ini, tim pengembang lebih mudah memahami tujuan setiap fitur dan dampaknya terhadap pengalaman pengguna.
Contoh functional to-do-list bisa berupa:
“Sebagai pengunjung, saya ingin menggunakan fitur pencarian produk, sehingga saya dapat menemukan barang yang saya cari lebih cepat.”
3. Technical Debt
Technical debt muncul sebagai konsekuensi dari pekerjaan teknis yang belum sempurna, baik karena keterbatasan waktu, sumber daya, maupun keputusan pengembangan yang harus diambil cepat.
Ketika produk sudah dirilis, barulah technical debt sering terdeteksi, seperti bug yang lolos pengujian, performa yang belum optimal, atau kode yang perlu dirapikan. Karena dapat mempengaruhi stabilitas, backlog jenis ini biasanya diprioritaskan segera.
Instruksi technical debt dibuat ringkas dan to the point, agar tindakan korektif bisa cepat dijalankan.
Contoh catatan technical debt:
“Perbaiki error yang muncul saat pengguna mengunggah file berukuran lebih dari 10MB.”
Contoh Product Backlog
Agar Anda semakin memahami bagaimana to-do-list diterapkan, mari kita lihat contoh skenario nyata.
Bayangkan ada perusahaan pengembang game bernama Studio B, yang merilis game petualangan populer berjudul HIJ.
Suatu hari, pemain melaporkan adanya bug yang membuat karakter tidak bisa melompat di level tertentu. Di saat yang sama, perusahaan juga sudah merencanakan pembaruan besar yang mencakup fitur voice chat antarpemain dan penambahan koleksi item baru.
Untuk menangani semua pekerjaan ini secara terstruktur, product owner menyusun product backlog dengan urutan prioritas:
- Memperbaiki bug mekanik lompatan (prioritas tertinggi, karena mengganggu gameplay).
- Implementasi fitur voice chat.
- Penambahan item baru di dalam game.
Dengan to-do-list yang jelas, tim dapat bekerja sesuai prioritas tanpa kehilangan arah meskipun tugasnya beragam.
Cara Membuat Backlog
Menyusun to-do-list bukan sekadar mencatat daftar pekerjaan. Ada proses yang sistematis supaya to-do-list ini menjadi alat pengelolaan yang efektif. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:
1. Menyusun Daftar Tugas
Langkah pertama adalah mengidentifikasi dan mencatat semua pekerjaan yang perlu dilakukan. Pastikan daftar ini mencakup berbagai aspek proyek, mulai dari pengembangan fitur utama, perbaikan bug, pengujian, hingga penyusunan dokumentasi.
Daftar tugas yang lengkap akan menjadi fondasi to-do-list yang solid.
2. Mengatur Prioritas Tugas
Setelah semua tugas terdata, langkah berikutnya adalah menyusun prioritas berdasarkan urgensi dan dampaknya terhadap produk.
Tugas yang bersifat kritikal, seperti perbaikan kerentanan keamanan atau bug mayor, tentu harus ditempatkan di urutan teratas.
Sebaliknya, tugas yang sifatnya peningkatan minor atau perbaikan kosmetik bisa ditempatkan di bagian bawah.
3. Mengelompokkan Tugas
Agar pengelolaan lebih mudah, kelompokkan tugas berdasarkan kategori tertentu, misalnya:
- Berdasarkan modul sistem
- Berdasarkan jenis pekerjaan (pengembangan, pengujian, maintenance)
- Berdasarkan peran yang bertanggung jawab
Pengelompokan ini membantu tim menemukan tugas dengan lebih cepat dan menjaga backlog tetap terorganisir.
Baca Juga: Buyer Persona: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya
Teknik Pengelolaan Backlog yang Efektif
Membuat to-do-list tugas/pekerjaan/fitur ini saja belum cukup, Anda juga perlu mengelolanya dengan metode yang tepat. Berikut beberapa teknik terbaik untuk memastikan backlog tetap relevan, terukur, dan produktif:
1. Mengadopsi Metodologi Agile
Pendekatan Agile mendukung cara kerja yang adaptif dan iteratif. Dengan menggunakan metode ini, to-do-list selalu bisa diperbarui seiring perkembangan proyek dan kebutuhan pasar.
Agile juga mendorong transparansi dan komunikasi terbuka antara product owner, tim pengembang, dan stakeholder lainnya.
2. Melakukan Review Backlog Secara Berkala
To-do-list ini yang jarang ditinjau rentan berisi item usang yang sudah tidak relevan. Oleh karena itu, jadwalkan sesi review secara rutin, misalnya setiap akhir sprint atau per dua minggu sekali.
Review ini membantu Anda memastikan daftar tugas selalu up-to-date dan sesuai prioritas terbaru.
3. Membatasi Ukuran Backlog
Jika backlog dibiarkan terus membesar, tim bisa kewalahan dan kesulitan memutuskan apa yang perlu dikerjakan. Karena itu, batasi ukuran ini dengan cara:
- Menyelesaikan item prioritas lebih dulu.
- Menghapus atau mengarsipkan tugas yang sudah tidak relevan.
- Memecah tugas besar menjadi beberapa bagian kecil yang lebih mudah diatasi.
Dengan cara-cara tersebut, to-do-list ini bukan hanya daftar panjang yang memusingkan, melainkan peta kerja yang dinamis, terukur, dan membantu tim bergerak selangkah demi selangkah menuju kesuksesan proyek.
Baca Juga: Mengenal Affiliate Marketing, Cara Kerja, dan Tips Melakukannya
Mengelola backlog secara efektif adalah kunci keberhasilan proyek, termasuk dalam strategi digital dan SEO.
Toprank Indonesia tak hanya mendampingi Anda dalam perencanaan teknis, tapi juga menyediakan layanan SEO unggulan yang selaras dengan timeline dan prioritas proyek Anda. Wujudkan visibilitas yang lebih tinggi dan hasil yang lebih nyata bersama Toprank.
Referensi:
https://www.revou.co/id/kosakata/product-backlog
